Prozessdokumentation – mit der richtigen Dokumentation zu mehr Effizienz

8.03.2022Prozessdokumentation

​Wie sollen die Geschäftsprozesse innerhalb Ihrer Firma richtig ablaufen? Wie werden neue Mitarbeiter eingearbeitet? Wichtige Fragen, deren Antworten innerhalb eines Unternehmens nicht immer einfach zu finden sind. 

Eigentlich sollten die Antworten übersichtlich, verständlich und zugänglich in einem internen Dokument erfasst sein. Doch wer kennt es nicht, diese Dokumentationen sind selten geregelt. Die Folge: Geschäftsführer und Mitarbeiter suchen vergeblich in Papierbergen oder im Onlinearchiv nach einer präzisen Auskunft. Das kostet jedoch Zeit und Nerven.

Moderne Unternehmen und deren Organisation sowie interne Abläufe werden immer komplexer. Dazu kommt, dass häufig das Know-how zur Erstellung einer professionellen Prozessdokumentation fehlt. Dabei sind sie für den täglichen Ablauf innerhalb eines Unternehmens extrem wichtig.

Kachel mit lachendem Mann vor Laptop

Ein Prozessdokument ist ein firmeninternes Dokument, welches einen Überblick der notwendigen Schritte zur Durchführung einer Aufgabe oder eines Prozesses liefert. Das Dokument wird während eines neuen Prozesses erstellt und muss kontinuierlich aktualisiert werden. Der Fokus liegt dabei auf der Implementierung eines Prozesses.

Sie können sich ein Unternehmen als eine Gruppe von zusammenhängenden Prozessen vorstellen. Werden diese Prozesse jedoch nicht ordnungsgemäß und vollständig dokumentiert, schadet dies den Strukturen innerhalb der Firma. In jedem Unternehmen gibt es regelmäßige Abläufe, die entscheidend zur planmäßigen Abwicklung von Betriebsprozessen beitragen. Und diese Abläufe gilt es strukturiert, vollumfänglich und verständlich zu dokumentieren. So kann eine Prozessimplementierung genau analysiert und bei Bedarf die Strategie angepasst werden.

Eine Prozessdokumentation bietet Ihrem Unternehmen viele unverzichtbare Vorteile:

  • Übersicht aller Prozesse
  • Die kontinuierliche Anpassung von Prozessen
  • Kein Prozessinformationsverlust sollten am Prozess beteiligte Mitarbeiter das Unternehmen verlassen
  • Effizienzprüfung der Prozesse
  • Ermöglicht die Einhaltung von Standards, sorgt für Einheitlichkeit
  • Verhindert, dass bestimmte Prozesse aufgrund von mangelndem Verständnis nicht angewendet werden
  • Praxisorientiertes Lehrmittel für neue Mitarbeiter
  • Fördert Diskussionen rund um aktuelle Prozesse
  • Ermöglicht Outsourcing, da Informationen problemlos übermittelt werden können

Die Prozessdokumentation bringt einem Betrieb allerdings nur dann Vorteile, wenn sie richtig angelegt und geführt wird. Sie sollte weder zu knapp noch zu detailverliebt angelegt sein. Insgesamt gibt es eine Menge Dinge zu beachten, um am Ende eine erfolgreiche Prozessdokumentation zu erstellen

Prozessdokumentation

Wie gehe ich das am besten an? Wieviel Zeit nimmt dies in Anspruch? Wer ist daran beteiligt?

Kontaktieren Sie mich für einen Kennenlerntermin und ich beantworte Ihnen Ihre Fragen.

Fördermittel

Es gibt sowohl auf Landes- wie auch auf Bundesebene verschiedene Fördermittel, die Sie für Ihr Digitalisierungsprojekt nutzen können.

Sie haben Fragen...

Machen Sie noch heute einen Termin bei mir –
und gemeinsam machen wir die ersten Schritte in Ihre digitale Zukunft.

Digitalisierungstrends Oktober 2023

Die Digitalisierung erfährt einen rasanten Wandel und ist auch im Oktober 2023 für KMUs essentiell. In diesem Beitrag beleuchten wir sieben Schlüsseltrends, die Ihre Aufmerksamkeit verdienen.

Digitalisierungszuschuss: Mit Förderung zum Erfolg!

Digitalisierungszuschuss: Mit Förderung zum Erfolg!
Möchten Sie Ihr Unternehmen durch die Digitalisierung vorantreiben, aber fehlt Ihnen das nötige Budget? Keine Sorge! Ein Digitalisierungszuschuss kann Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles über den Digitalisierungszuschuss und wie Sie ihn beantragen können. Nutzen Sie diese Chance und bringen Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe der digitalen Transformation!

Mit der ITQ-Infrastrukturanalyse in eine sichere digitale Zukunft

Wir befinden uns im Zeitalter der digitalen Welt. Viele Prozesse finden ausschließlich online statt, sei es die Kommunikation mit Kollegen und Kunden oder Prozessketten innerhalb eines Unternehmens. Dies bringt uns viele Vorteile, gleichzeitig aber auch Gefahren wie...

Gemeinsam digital – doch die Frage nach der Finanzierung bleibt

Digitalisierung - muss das denn sein?Diese Frage stellen sich viele Unternehmer, denn Digitalisierungsprojekte können sich schnell summieren. Neue Hard- und Software, digitale Sicherheitsvorkehrungen oder Mitarbeiterschulungen - je nach Branche und Betriebsgröße ist...

Schutz vor Cyberangriffen bei kleinen und mittleren Unternehmen

Automatisierte Geschäftsprozesse, einfacher Wissenstransfer, mehr Flexibilität oder effektivere Zusammenarbeit - um Ihnen nur wenige Vorteile der Digitalisierung zu nennen. Doch birgt die digitale Welt auch ihre Risiken und Gefahren. So zeigt eine Studie des "Vereins...

IT-Sicherheitskonzept und Datenschutzkonzept

Datenschutzkonzept. IT-Sicherheitskonzept. Zwei Begriffe, die Sie sicherlich schon einmal gehört haben. Aber kennen Sie auch den Unterschied? Dazu schauen wir uns zunächst beide Begriffe und deren Bedeutung etwas genauer an. Ein IT-Sicherheitskonzept ist heutzutage...

Förderprogramme für eine professionelle Unternehmensberatung

Viele Faktoren entscheiden, ob ein Unternehmen erfolgreich wirtschaftet oder nicht. Ein wichtiger Aspekt dabei ist eine professionelle Unternehmensberatung. Jedoch gibt es selbstständige Berater:innen und ein fundiertes Expertenwissen natürlich nicht umsonst. Vor...

IT-Sicherheit für Arztpraxen und Psychotherapeutenpraxen

Ärzte und medizinisches Hilfspersonal sind an das Patientengeheimnis gebunden. Ein vertrauensvoller Umgang mit personenbezogenen Daten ist insbesondere im Gesundheitssektor unumgänglich. Diagnosen, Krankheitsgeschichten und Untersuchungsergebnisse dürfen nicht nach...

Förderprogramme

Digitalisierung – viel diskutiert und nicht mehr wegzudenken. Sollte es auch nicht! Denn die Digitalisierung ist ein essenzieller Faktor für eine erfolgreiche Unternehmenskultur. Das Ziel der Digitalisierungsprozesse: Durch die Einführung moderner Technologien...

Homeoffice – Herausforderungen des digitalen Arbeitens der Zukunft

Die Corona Pandemie bringt nicht nur Einschränkungen in unserem gesellschaftlichen Alltag, sondern auch einen Wandel in der Arbeitswelt. Immer mehr Beschäftigte arbeiten aus dem Homeoffice. Besonders während der Lockdowns ließ sich ein starker Anstieg verzeichnen....