Wie sollen die Geschäftsprozesse innerhalb Ihrer Firma richtig ablaufen? Wie werden neue Mitarbeiter eingearbeitet? Wichtige Fragen, deren Antworten innerhalb eines Unternehmens nicht immer einfach zu finden sind.
Eigentlich sollten die Antworten übersichtlich, verständlich und zugänglich in einem internen Dokument erfasst sein. Doch wer kennt es nicht, diese Dokumentationen sind selten geregelt. Die Folge: Geschäftsführer und Mitarbeiter suchen vergeblich in Papierbergen oder im Onlinearchiv nach einer präzisen Auskunft. Das kostet jedoch Zeit und Nerven.
Moderne Unternehmen und deren Organisation sowie interne Abläufe werden immer komplexer. Dazu kommt, dass häufig das Know-how zur Erstellung einer professionellen Prozessdokumentation fehlt. Dabei sind sie für den täglichen Ablauf innerhalb eines Unternehmens extrem wichtig.
Ein Prozessdokument ist ein firmeninternes Dokument, welches einen Überblick der notwendigen Schritte zur Durchführung einer Aufgabe oder eines Prozesses liefert. Das Dokument wird während eines neuen Prozesses erstellt und muss kontinuierlich aktualisiert werden. Der Fokus liegt dabei auf der Implementierung eines Prozesses.
Sie können sich ein Unternehmen als eine Gruppe von zusammenhängenden Prozessen vorstellen. Werden diese Prozesse jedoch nicht ordnungsgemäß und vollständig dokumentiert, schadet dies den Strukturen innerhalb der Firma. In jedem Unternehmen gibt es regelmäßige Abläufe, die entscheidend zur planmäßigen Abwicklung von Betriebsprozessen beitragen. Und diese Abläufe gilt es strukturiert, vollumfänglich und verständlich zu dokumentieren. So kann eine Prozessimplementierung genau analysiert und bei Bedarf die Strategie angepasst werden.
Eine Prozessdokumentation bietet Ihrem Unternehmen viele unverzichtbare Vorteile:
- Übersicht aller Prozesse
- Die kontinuierliche Anpassung von Prozessen
- Kein Prozessinformationsverlust sollten am Prozess beteiligte Mitarbeiter das Unternehmen verlassen
- Effizienzprüfung der Prozesse
- Ermöglicht die Einhaltung von Standards, sorgt für Einheitlichkeit
- Verhindert, dass bestimmte Prozesse aufgrund von mangelndem Verständnis nicht angewendet werden
- Praxisorientiertes Lehrmittel für neue Mitarbeiter
- Fördert Diskussionen rund um aktuelle Prozesse
- Ermöglicht Outsourcing, da Informationen problemlos übermittelt werden können
Die Prozessdokumentation bringt einem Betrieb allerdings nur dann Vorteile, wenn sie richtig angelegt und geführt wird. Sie sollte weder zu knapp noch zu detailverliebt angelegt sein. Insgesamt gibt es eine Menge Dinge zu beachten, um am Ende eine erfolgreiche Prozessdokumentation zu erstellen
Prozessdokumentation
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