Thema
Prozessdokumentation
Was ist eine Prozess-Dokumentation?
Prozessdokumentation
Ein Prozessdokument bietet einen Überblick der notwendigen Schritte zur Durchführung einer Aufgabe oder eines Prozesses. Es handelt sich dabei um ein Dokument für den internen Gebrauch, das während des Prozesses erstellt und insofern kontinuierlich aktualisiert wird.
Der Fokus liegt dabei nicht etwa auf den Resultaten oder Auswirkungen eines Prozesses, sondern vielmehr darauf, wie dessen Implementierung verläuft. Ein Unternehmen kann im Prinzip als Gruppe zusammenhängender Prozesse verstanden werden. Werden diese Prozesse nicht ordnungsgemäß dokumentiert, kann es zu Problemen oder Ausfällen kommen.
In jedem Unternehmen gibt es Prozesse, die regelmäßig wiederholt werden und entscheidend zur planmäßigen Abwicklung von Betriebsabläufen beitragen. In diesem Zusammenhang stellt die Prozessdokumentation einen wichtigen Anhalts- und Referenzpunkt für Mitarbeiter und Manager dar.
Wofür?
Die Prozessdokumentation dient dazu, die Schritte eines Prozesses während seiner Ausführung festzuhalten. Das Ziel besteht darin, die Implementierung zu analysieren und bei Bedarf die Strategie und das Verfahren anzupassen. Die proaktive Verwaltung von Prozessen kann:
- Ineffizienzen eliminieren
- Den Zeitaufwand für Aufgaben reduzieren
- Kosten senken
- Die notwendigen Ressourcen für eine Aufgabe reduzieren
- Für mehr Effizienz sorgen
- Allgemeine Qualitätsverbesserungen bewirken
- Die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit steigern
Prozessdokumentation verdeutlicht anderen, welche Verhaltens- und Einstellungsänderungen notwendig sind, um positive Resultate zu erzielen, und liefert darüber hinaus Kontext für Prozesse, wodurch verdeutlicht wird, inwiefern ein Projekt zum Gesamtziel eines Unternehmens beiträgt.
Vorteile
Obwohl die Prozessdokumentation mit einem hohen Zeitaufwand verbunden sein kann, birgt sie für Unternehmen viele unverzichtbare Vorteile.
Steigerung Produktivität
Effiziente Prozesse
Einhaltung von Standards
Sicherheit
Kontinuierliche Anpassung
Verbesserung Prozessverständnis
Schnelle Einarbeitung
Know-how Erhalt
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